Conheça as etapas da gestão do ciclo do pedido

A gestão do ciclo do pedido é uma ferramenta indispensável para qualquer empresa que deseja ter um controle eficiente sobre seus processos. Com ela, é possível identificar e analisar todas as etapas do ciclo de vida de um pedido, desde a entrada dos dados até a entrega final.

Esse tipo de gestão permite às empresas otimizarem seus processos, reduzirem custos e melhorarem a qualidade dos produtos e serviços entregues aos seus clientes.

Portanto, se você deseja entender a fundo o que acontece com as suas entregas, otimizar a rotina do seu negócio e criar um relacionamento duradouro com os clientes, essa ferramenta é essencial.

Para ajudá-lo, neste artigo, você vai conhecer o que é, como funciona e as etapas da gestão do ciclo do pedido, além de aprender em detalhes como ela pode beneficiar sua empresa. Confira!

O que é a gestão do ciclo do pedido?

Trata-se do gerenciamento das atividades que são necessárias para completar um pedido de um cliente. Isso inclui:

• o recebimento do pedido;
• o processamento do pedido;
• o envio do produto;
• o acompanhamento do cliente.

A gestão do ciclo do pedido é importante para as empresas que desejam garantir que os seus clientes estejam satisfeitos com os seus produtos e serviços.

Como medir o tempo de ciclo do pedido?

Para medir o tempo de ciclo do pedido, geralmente é utilizado o indicador Order Fulfillment Cycle Time (OFCT). A sua função é calcular o tempo de um pedido, desde o momento em que o cliente o faz até ele ser entregue.

Para chegar a esse resultado, basta somar o tempo de requisição, o tempo de produção e o prazo de entrega.

Como resultado, você obterá o tempo médio para receber os produtos do fornecedor, preparar o produto para expedição e fazer a entrega.

Como está diretamente relacionado à satisfação do cliente, esse é um indicador ao qual você deve estar atento, incluindo-o entre os seus KPIs (indicadores-chave).

Quais as principais etapas da gestão do ciclo do pedido?

Integração com ERP

As empresas estão cada vez mais buscando integrar suas ferramentas de ERP com seus sistemas de e-commerce. A integração permite que os dados dos clientes sejam compartilhados entre os dois sistemas, o que facilita a gestão do ciclo de pedidos.

Além disso, a integração pode permitir que os clientes acessem informações sobre seus pedidos em tempo real, o que melhora a experiência deles.

Faturamento do pedido

O faturamento é a etapa da gestão do ciclo do pedido que envolve a cobrança dos clientes pelos produtos e serviços adquiridos. É importante que essa etapa seja realizada de forma eficiente, pois ela afeta diretamente o fluxo de caixa da empresa.

Existem diversas formas de faturar um pedido, desde o envio de uma cobrança manual até o uso de sistemas automatizados de faturamento, que é a opção mais indicada. Independentemente do método escolhido, é importante que todas as informações necessárias estejam disponíveis, para que o processo seja realizado com sucesso.

As principais informações que devem constar no faturamento de um pedido são: dados do cliente (nome, endereço etc.), número do pedido, data da emissão da fatura, detalhes dos produtos/serviços adquiridos (descrição, quantidade, preço unitário), valor total da fatura e formas de pagamento aceitas.

Separação do produto

Depois de um pedido ser realizado e confirmado, os produtos solicitados são separados para envio. Geralmente, a separação é feita pelo próprio vendedor ou por uma equipe especializada, dependendo do tamanho e da complexidade da entrega.

É muito importante que o estoque esteja correto, como apontado no ERP, pois caso o produto não esteja disponível, será necessário falar com o cliente para substituí-lo, pedir um prazo maior ou até cancelá-lo.

Uma vez que os produtos estejam separados, é hora de embalá-los para garantir sua segurança durante o transporte. Novamente, o vendedor pode fazer isso manualmente ou pode utilizar um equipamento automatizado, como uma máquina de embalagem.

Envio do produto

Nessa etapa, o produto finalmente é entregue ao cliente. Para garantir que ele chegue ao destino final, é importante escolher um transportador confiável. Isso pode incluir Correios, transportadoras ou até mesmo um serviço de entrega especializado.

Além disso, é muito importante seguir as melhores práticas no processo de acondicionamento dos produtos, para garantir a integridade das mercadorias. Por fim, é essencial fazer um acompanhamento do pedido para garantir que tudo está correndo conforme o planejado.

Qual a importância de gerenciar o transporte e monitorar a entrega?

Os pedidos são transportados para os clientes de diversas maneiras, dependendo do produto e da localização do cliente. A gestão do ciclo do pedido envolve o gerenciamento desses transportes, para que os produtos cheguem aos seus destinos em perfeitas condições.

O primeiro passo é determinar o melhor método de transporte para o produto. Para isso, é preciso considerar fatores como o tamanho e o peso do item, a localização do cliente e o prazo de entrega. É importante escolher um método de transporte que ofereça segurança e confiabilidade, além de ser eficiente e economicamente viável.

Uma vez que o método de transporte é escolhido, a próxima etapa é organizar o processo de entrega. É preciso planejar a rota, preparar os documentos necessários e organizar a logística.

Entrega

Por fim, é importante monitorar o processo de entrega para garantir que tudo está indo conforme o previsto. Isso inclui acompanhar os status dos pedidos, verificar se há atrasos na entrega e resolver quaisquer problemas que possam surgir durante o transporte.

Quanto mais rápida for a entrega, maior será a satisfação do cliente. Não é à toa que diversas empresas estão disponibilizando entregas em algumas horas nos principais centros. No entanto, tenha em mente que o mínimo é cumprir o prazo e garantir a melhor qualidade possível.

Por que automatizar a gestão do ciclo do pedido?

A automação de processos de negócios é cada vez mais comum nas empresas de todos os portes. Isso se deve aos inúmeros benefícios que a tecnologia traz, tais como:

• melhoria da eficiência;
• redução de custos;
• aumento da produtividade;
• maior controle sobre o processo;
• redução de erros humanos.

Com a automação, as empresas conseguem realizar suas atividades com mais eficiência, reduzindo custos e aumentando a produtividade. Além disso, ela também contribui para um maior controle sobre o processo, uma vez que os dados são registrados e armazenados em um sistema. Dessa forma, é possível monitorar o andamento das atividades e tomar decisões mais precisas.

A gestão do ciclo do pedido é uma etapa importante para o sucesso de qualquer empresa. Saber o que é, quais as principais etapas e por que automatizar os processos é essencial para que seu negócio conquiste ainda mais espaço no mercado.

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