Fazer um inventário de estoque vai além da contagem de produtos. Esse processo deve ser usado para que os gestores tenham uma visão mais estratégica de como os recursos foram investidos e quais passos são mais interessantes nas negociações futuras. O melhor caminho, então, é tentar otimizar ao máximo cada detalhe.
Com a ajuda da tecnologia e de sistemas de gerenciamento que fazem diferença nos registros, manter o inventário sempre atualizado deve ser uma prioridade. A partir disso, fica muito mais simples cumprir prazos, agregar valor ao serviço realizado e se destacar diante dos clientes.
Quer saber mais? Vamos mostrar como fazer um inventário de estoque alinhado com sua empresa. Confira.
Qual a importância do inventário de estoque?
O inventário dentro do estoque tem como propósito principal assegurar acuracidade dos materiais, bem como o atendimento sem “rupturas”. O qual é importante para o funcionamento de qualquer empresa e para o processo de otimização da logística. Na prática, trata-se de classificar, identificar, organizar o estoque e efetuar uma análise sistemática, otimizando assim, os SKU” que serão relacionados nos inventários, a fim de termos equalização dos números. Quando bem realizado, o inventário tem como objetivo principal checar se as informações batem com o que foi registrado na entrada e na saída das mercadorias.
Como resultado, um dos principais benefícios é trazer para a administração do gestor um panorama completo sobre as estratégias que devem ser traçadas e evitar possíveis divergências. As informações relacionadas são fundamentais na hora de compreender o andamento do negócio de maneira geral.
Por exemplo, se existem itens de baixo giro em estoque, as próximas ações precisam encontrar caminhos para alavancarmos a saída do material para deposito específico de armazenagem. O diferencial é a possibilidade de tomar melhores decisões nas questões logística.
Tipos de inventário
Para que você saiba usá-lo de maneira interessante e objetiva, torna-se necessário conhecer a fundo como o inventário funciona. Existem dois tipos no mercado que trazem características específicas, mas também algumas semelhanças nos pontos principais. O que define mesmo a escolha, no fim das contas, é a necessidade da sua empresa e os gargalos que precisam ser identificados no processo.
Inventário rotativo
A contagem, aqui, acontece em uma frequência definida dentro do planejamento da empresa. Sendo assim, ela pode ser mensal, semanal, quinzenal ou até diária, se for o caso. O objetivo vai além de categorizar os itens do estoque e engloba também a possibilidade de levantar informações atualizadas em determinados períodos, para ficar claro o que é preciso para atender os clientes.
Inventário periódico
Esse modelo deve ser colocado em prática ao final de um período predeterminado. Assim, é possível elaborador relatórios específicos conforme as informações obtidas no processo. Outro objetivo é saber quais falhas aconteceram quando existe falta de produtos ou sobras que não estavam previstas.
Como garantir que esse documento seja estratégico?
Agora que você já conhece a importância do inventário e como funcionam os modelos mais usados no mercado, chegou o momento de aprender a deixá-lo mais estratégico. Para isso, é indispensável que o registro seja feito de maneira bastante detalhada. Vale lembrar que qualquer erro aqui é capaz de impactar o planejamento.
Dessa forma, não confie no que diz as embalagens e abra uma por uma. Pode ser que tenha acontecido algum problema direto na produção ou falhas dos colaboradores que montaram as caixas. Sem contar as chances de erros no manuseio e no transporte que reduzem ou aumentam a quantidade dos produtos indevidamente.
Manter o inventário sempre atualizado é outro segredo para que esse processo tenha realmente utilidade no dia a dia do serviço oferecido e nos números da empresa. Afinal de contas, de nada adianta trazer novos sistemas ou delegar funcionários para a função se os dados não forem 100% confiáveis. Caso novos produtos cheguem ou as vendas não sejam devidamente repassadas, o inventário se transforma em perda de tempo.
Recontagem
Pode até parecer extremamente trabalhoso em um primeiro momento, mas se você deseja manter o inventário livre de falhas, é preciso fazer um pré-inventário dos itens de maior valor agregado e alta rotatividade de atendimento contagem. Após terminar o primeiro levantamento, comece uma segunda contagem. O mais importante é que um colaborador diferente seja o responsável por registrar os produtos. Isso porque em atividades repetitivas é comum que nosso cérebro fique viciado e acabe deixando erros passarem despercebidos.
Quais informações devem estar escritas?
Depois de escolher o tipo de inventário, para colocá-lo em prática, é interessante estudar um passo a passo com antecedência. A fim de que o documento seja útil, inclua listas de todos os produtos com detalhes, como peso, tamanho, cor e fichas de registros. Conferir se os códigos de barras/EAN estão corretos é a próxima etapa do processo, e isso deve ser feito minuciosamente antes de registrar tudo.
Ao finalizar a contagem e categorizar as informações, o próximo passo é conferir tudo e organizar os dados. São diversas formas de deixar tudo alinhado, porém, entre as mais usadas está a famosa curva ABC, que consiste em dividir os dados em três grupos. Sendo o A o de produtos de alto valor de demanda, o B com demanda média e o C o de baixo valor de demanda.
Nota. Em alguns casos são priorizados os materiais de alta rotatividade de atendimento.
Que tipo de problema pode ser evitado com esses dados?
A disponibilidade de dados atualizados em relação ao estoque faz a diferença por evitar processos de compras equivocados de produtos que saem pouco ou já estão no armazenamento da empresa. Outro problema relacionado é criar ações para vendas de mercadorias de forma não segmentada.
Assim, as chances de atrair o cliente e engajá-lo para uma parceria duradoura se tornam muito baixas. É necessário ressaltar também a possibilidade de usar corretamente os recursos de compra e evitar a mobilização em produtos que não geram lucros no fim das contas.
Por que automatizar a coleta das informações e contar com especialistas?
Fazer tarefas repetitivas, como a contagem de estoque, com papel e caneta na mão é um fator que causa perda de tempo e aumenta a possibilidade de falhas. Um colaborador que está fazendo repetidamente a mesma ação pode se confundir, calcular números errados e ter que recomeçar inúmeras vezes.
Ao contar com a ajuda de uma ferramenta digital especializada no assunto e encontrar uma empresa com experiência na gestão de risco e logística, esse processo acontece rapidamente e com dados precisos. Além disso, a capacidade de consultar as informações em tempo real é um verdadeiro divisor de águas no trabalho e nos métodos usados para fazer com que os produtos cheguem até os clientes.
Pronto! Agora você já sabe qual a importância do inventário de estoque e como colocá-lo em prática de forma personalizada em sua empresa. O importante, nesse caso, é buscar o máximo de soluções tecnológicas para conseguir reduzir custos com uma estratégia bem definida e racionalizar processos com base nos objetivos do planejamento. Só assim será possível se destacar da concorrência.
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8 Dicas para fazer um bom inventário de estoque
Fazer um inventário de bens não é uma tarefa fácil, principalmente se a empresa possui uma variedade muito grande de produtos. Selecionamos as principais dicas para tornar esse processo mais simples. Acompanhe:
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Escolha o tipo de inventário:
Como você viu, o inventário pode ser rotativo (com uma frequência predeterminada) ou periódico (no final de um período determinado pela empresa). Para escolher o método ideal, é preciso levar em consideração a dinâmica e a logística da empresa. É fundamental respeitar a frequência que for escolhida.
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Agende um dia tranquilo:
O segundo passo é agendar a data para começar a listagem. Preferencialmente, escolha um dia em que não haverá movimento na empresa, como feriado ou fim de semana. Com tudo parado, sem entrada ou saída de mercadorias, é muito mais fácil fazer a contagem.
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Separe e organize os produtos:
É importante separar os produtos por categorias para garantir uma contagem correta e eficiente. Se for necessário, monte novas prateleiras, armários ou caixas para separar cada tipo de produto. Além de otimizar o tempo do trabalho para a realização do inventário, essa ação vai ajudar na rotina das tarefas diárias.
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Especifique a categoria detalhadamente:
Da mesma forma que é importante separar por categoria, é preciso listar essas categorias no inventário, como: material de papelaria, produtos de limpeza, informática, entre outros. Em seguida, especifique as características de cada um, como: peso, tamanho, cor, voltagem ou outros, assim como preços de custo e venda.
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Crie um código de barras para cada produto:
Os códigos de barras representam a maneira mais fácil e prática de identificar um produto. Por meio deles é possível conhecer a trajetória da mercadoria desde o estoque até a saída. Assim, o seu trabalho será feito em menos tempo e com chances reduzidas de erro.
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Conte cada item:
Contar cada um dos produtos e somar as unidades guardadas em caixas é uma das etapas mais trabalhosas na construção do inventário. Para que não haja falhas, a dica é fazer uma recontagem para confirmar o acerto das informações. Se os números não forem iguais na segunda contagem, é necessário refazer.
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Mantenha o inventário atualizado:
É preciso lançar os produtos que chegam e dar baixa em tudo que sai para que o inventário permaneça sempre atualizado. O mais importante é fazer isso em tempo hábil, pois uma consulta errada no estoque vai desencadear uma série de problemas, como uma compra desnecessária, por exemplo.
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Utilize um software de gestão:
Utilizar os recursos da tecnologia é uma necessidade de toda empresa que busca o desenvolvimento, por isso, utilize um software de gestão para ajudar a manter todas as informações do inventário atualizadas sempre que uma compra ou venda for efetuada. Percebeu como é importante ter um inventário de estoque organizado?
Sua empresa só tem a ganhar, pois o conhecimento daquilo que está armazenado ajuda a administrar melhor os recursos, garante um bom atendimento, aumenta a produtividade e contribui para o desenvolvimento da empresa.
