O objetivo deste artigo é descrever para os gestores de logística o conceito de ordem de coleta, ressaltando a sua importância para a operação inicial de movimentação da carga. Nos processos logísticos de retirada da carga das empresas, é comum que as transportadoras tenham que apresentar o documento para que a tarefa seja concluída.
Vamos juntos compreender os detalhes e se vale a pena investir nesse recurso? Confira!
O que é ordem de coleta?
A ordem de coleta de carga é o documento utilizado pelas transportadoras para a retirada do produto no remetente, levando até o centro de distribuição, auxiliando na regulação das mercadorias, especificando os itens, sua quantidade, seus endereços, seus volumes, as informações do motorista e do veículo.
Ou seja, é um documento do contexto da área de transportes, cuja emissão é de responsabilidade da transportadora, que deslocará a mercadoria do ponto de origem ao ponto de destino. Tem a finalidade de documentar a parte inicial do processo de transporte, com o objetivo principal de registrar a coleta da carga, documentar o percurso realizado até onde a mercadoria será realocada e a nota fiscal emitida.
Ordem de serviço tem o mesmo sentido do que ordem de coleta?
Conhecida também como OS, o documento não é obrigatório, tendo como principal função o controle financeiro e de estoque nas operações executadas com as prestações de serviço realizadas. Este documento formaliza o serviço, organizando o trabalho executado conforme o valor do serviço e os materiais utilizados. Além disso, orienta os funcionários por meio de precauções escritas, garantindo a segurança na OSS (Ordem de Serviço e Segurança).
Qual é a importância da ordem de coleta?
Em geral, a ordem de coleta registra a etapa inicial do transporte de mercadorias do ponto de origem (empresa) até o ponto de chegada (centro de distribuição da transportadora), gerando o documento definitivo da carga. O documento é obrigatório nos estados de Minas Gerais, São Paulo e Goiânia, para todo o tipo de coleta.
Para que serve a ordem de coleta?
O documenta elimina erros, facilitando o processo de transporte da mercadoria, garantindo ao motorista a retirada dos itens em perfeito estado e melhorando a gestão da logística de transportes. No caso de algum imprevisto ocorrer, a ordem de coleta esclarece possíveis dúvidas.
Poderá, também, contribuir com as informações necessárias para a emissão de documentos obrigatórios de transporte, como: o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e). A ordem de coleta auxilia na regularidade da movimentação da carga, beneficiando o controle fiscal quanto ao aumento da confiança do embarcador na contratação da transportadora.
Como é gerada a ordem de coleta?
O documento é emitido por meio de um sistema de gestão de transporte, de forma automática, fácil e ágil, poupando tempo e reduzindo erros para proporcionar maior segurança na operação. A ordem de coleta não é obrigatória para todos os estados brasileiros, porém traz muita eficiência e qualidade ao trabalho realizado, garantindo a satisfação do cliente e gerando novos negócios.
Por meio de um bom software TMS, as transportadoras podem ser auxiliadas por meio de muitos recursos e funcionalidades:
- emissão de CT-e, MDF-e, NF-e e NFS-e;
- geração de relatórios e ocorrências;
- controle de viagens e fretes;
- acerto com motoristas;
- gestão de reparos de manutenção dos veículos;
- controle de pneus e tabelas de fretes.
Quais são as vantagens com o uso da ordem de coleta?
Além das vantagens de documentar o início do transporte de carga pelo embarcador, traz maior transparência e segurança às atividades, agregando outros benefícios. Veja!
Reforço na gestão operacional
Mesmo que a emissão da ordem de coleta seja facultativa na maioria dos estados, é uma operação de grande importância para o registro inicial do trajeto que será executado pela transportadora, auxiliando no controle operacional da movimentação de cargas. Assim, os registros confiáveis entre o embarcador e o transportador já são efetuados desde o primeiro contato sobre o percurso.
Integração fácil com sistemas e tarefas
A ordem de coleta poderá ser gerada com mais facilidade porque faz uma integração com outras funcionalidades do software, o que permite importar informações de operações variadas, como:
- viagens programadas de pedidos;
- viagens programadas de transporte de contêiner;
- viagens programadas de pedidos de locação.
Além dessas facilidades, outras operações também poderão ser executadas, como a Consulta Profissional que executa o levantamento do perfil do motorista responsável, que fará a movimentação da carga, contendo também a ficha do veículo com todo o seu histórico e riscos.
Ainda é executada a operação de Anúncio de Carga, que faz a integração que envia para os marketplaces das empresas parceiras as informações da carga a ser movimentada e disponibilizada, podendo divulgar todos os dados de origem e de destino.
Fortalecimento da produtividade
No desdobramento da integração de sistemas, os dados operacionais são transferidos diretamente para a ordem de coleta, por meio do preenchimento automático sobre o transporte da mercadoria. Dessa forma, a empresa otimiza os seus processos com mais produtividade, reduz erros e economiza tempo, pois a coleta de informações é simples e não necessita de conhecimento técnico.
Como saber se preciso emitir uma ordem de coleta?
No caso das movimentações de mercadorias pelo transportador rodoviário, em estados que consideram facultativa a emissão da ordem de coleta, basta que a transportadora perceba a necessidade de providenciar o documento ou não. Como a emissão da ordem de coleta não é obrigatória em todos os estados do nosso país, sua emissão é uma opção do transportador que movimentará a carga do remetente ao destinatário.
O documento acoberta as operações de prestação de serviços municipais, não isentando o transportador de emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico, com os detalhes da operação de transporte de cargas.
Saiba você, embarcador, que, para este momento, faz muita diferença que uma empresa especializada no assunto seja escolhida como parceira nas suas movimentações logísticas. Assim, terá as orientações pertinentes ao transporte da carga e os documentos necessários, inclusive a ordem de coleta para a execução da operação com maior segurança e eficiência.
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