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Sistema TMS: o que é, qual é a importância e como funciona?

Em tempos de logística 4.0, o uso da tecnologia aplicada às operações de entregas nas empresas é fator indispensável em qualquer gestão de qualidade, buscando não apenas a otimização de processos e fluxos, mas também agregando a redução de custos e a experiência final do cliente. Entre as inúmeras e infinitas ferramentas disponíveis no mercado hoje em dia, vale destacar um dos softwares mais completos e utilizados por empresas no mundo inteiro: o sistema TMS.

Se você já atua no setor logístico, certamente já ouviu falar em tal sistema. Porém, se buscar mais detalhes e informações sobre a sua funcionalidade prática e importância estratégica atualmente, este post ampliará o seu conhecimento. Sendo assim, sem mais delongas, vamos direto às dicas! Boa leitura!

Afinal, o que é um sistema TMS?

O sistema TMS vem de Transportation Management System, que, na tradução para o português, literalmente significa Sistema de Gestão de Transporte. Só a partir disso, já é possível ter uma ideia sobre a capacidade e a função principal do software.

No entanto, buscando uma explicação mais técnica, o sistema TMS é uma ferramenta tecnológica utilizada por diversas empresas que buscam a otimização completa de sua distribuição, desde o momento em que o veículo é carregado, até a entrega da mercadoria em seu destino.

Além desse controle de ponta a ponta ao longo das operações em si, o sistema TMS atua como uma excelente ferramenta de gestão empresarial, possibilitando, por exemplo, acompanhar históricos de custos, investimentos com fretes, manutenção de frotas etc.

Quais são as funcionalidades de um sistema TMS?

Para entender melhor como funciona um sistema TMS na rotina de uma empresa, nós separamos, a seguir, uma série de funcionalidades possíveis que a ferramenta oferece em sua implementação. Confira!

Rastreamento de cargas

Uma das vantagens que a tecnologia proporcionou ao setor logístico nos últimos anos foi a rastreabilidade de entregas, graças, principalmente, ao advento de ferramentas como GPS, telemetria e outras. Em geral, o sistema TMS consegue não apenas realizar esse tipo de tarefa, como também mensurar dados e informações úteis, tanto de operações passadas, como no planejamento de novas entregas.

Ou seja, o rastreamento de cargas garante maior segurança às operações, assim como melhor previsibilidade da entrega. Contudo, também pode ser fator essencial no planejamento logístico de outras rotas, considerando, por exemplo, os melhores custos, os caminhos mais rápidos, os riscos inerentes a cada operação etc.

Planejamento de entregas

Outra vantagem do sistema TMS é o planejamento pré-viagem. Aproveitando um pouco o gancho do tópico anterior, o software consegue considerar, por exemplo, históricos de viagens, a fim de planejar melhor as roteirizações futuras.

Mas não é só isso! O sistema TMS possibilita otimizar determinados controles essenciais antes mesmo da partida do caminhão, como ordens de coletas, checklists de carregamentos, conferência de veículos disponíveis para a entrega, documentações necessárias, planejamento estratégico para cada tipo de operação (transporte de contêiner, produtos perigosos, urgências etc.).

Análises de custos e rentabilidade

Em logística, reduzir custos e aumentar a rentabilidade de suas entregas é desafio certeiro para qualquer gestor da área. No entanto, o sistema TMS permite, pelo menos, otimizar esses controles e ampliar as possibilidades de eficiência operacional da empresa.

Afinal, o software viabiliza controlar custos gerais com entregas, desde os acertos com motoristas, até gastos com combustíveis e pedágios, por exemplo. Vista essa funcionalidade, os gestores passam a ter mais dados e informações exatas sobre suas operações na palma da mão, capacitando-os a tomar decisões mais assertivas e reduzindo riscos e custos elevados em suas rotinas.

Automação de processos

Por operar de forma integrada com o seu ERP, ou outros sistemas de gestão, o TMS permite automatizar todos os processos internos da empresa, não necessitando, por exemplo, trocar dados ou informações entre diferentes equipes de forma manual.

Na prática, isso agiliza o envio de informações (em tempo real), aumenta o desempenho das atividades executadas e, consequentemente, melhora a produtividade das operações.

Controle de fretes

O custo com frete no Brasil ainda se destaca com uma das principais dores de cabeça dos gestores logísticos. Infelizmente, a alternativa para a redução desses gastos depende da gestão e do controle mais apurado.

Por isso, o sistema TMS é indicado para o gerenciamento completo de fretes nas empresas, possibilitando, por exemplo, cadastrar preços e contatos de transportadores, otimizar a cotação, realizar comparações de preços e emitir diretamente a carta ou o manifesto de frete para cada entrega.

Otimização operacional

Ao implementar um sistema TMS, a empresa passa a otimizar diversas etapas de seu supply chain, tendo em vista que dados e informações das operações já estarão previamente cadastrados no sistema, evitando retrabalhos, conferências e perda de tempo com controles manuais.

É o caso, por exemplo, do controle de portaria nos armazéns. Ou seja, o caminhão carregado para a entrega reduz tempo de conferência, checagem e entrega de documentações para ter a sua liberação da portaria do depósito. Na prática, isso agiliza a entrega, evita erros, reduz tempo de operação e pode ter influências positivas na experiência do consumidor final.

Gestão de resultados

Além da otimização operacional, um sistema TMS proporciona uma visão mais ampla e detalhada das operações ao gestor. Isso porque seus controles passam a ser eletrônicos e com base em históricos e números exatos. O sistema TMS permite, por exemplo, emitir relatórios de entregas, de custos, de contratações de serviços e pessoal, de manutenções passadas, entre inúmeros outros — tudo por meio de dados e informações fundamentais para a gestão da empresa.

Em resumo, essas são algumas das dicas essenciais sobre a implementação de um sistema TMS em empresas logísticas. Como bem vimos ao longo do conteúdo, o software não visa unicamente a otimizar processos e melhorar o gerenciamento de mercadorias e entregas, mas também possibilita agregar valores fundamentais a uma gestão de qualidade, desde a redução de custos até a geração de uma melhor experiência ao consumidor final.

Além disso, vale destacar que o sistema TMS é aplicável — e extremamente útil — para os mais variados players na logística, como transportadores, embarcadores, indústrias, terceiros etc.

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